Cette rubrique vous indique la façon dont les documents doivent être présentés et éventuellement les démarches à effectuer pour rendre possible la légalisation par le Ministère des Affaires Etrangères, lorsque celle-ci est nécessaire.
Tout d'abord, il convient de noter que certains documents ne peuvent pas être légalisés par le Ministère, qu'ils se présentent sous la forme d'originaux ou de photocopies, même certifiée conforme. Ces documents doivent être transmis en l'état aux autorités étrangères destinataires. Il s'agit de :
photographies
passeports
cartes d'identité
titres de séjour
documents délivrés par une organisation internationale.
L'Ambassade ou le Consulat étranger en France peut vous demander trois catégories de documents : des originaux, des photocopies, des traductions.
Pour chacune de ces catégories, la procédure est la suivante :
ORIGINAUX : si ces originaux sont établis par un organisme public, ils doivent être rédigés en français et comporter en original la Marianne ou le cachet officiel de cette administration, la signature de l'agent qui a délivré le document, la mention des nom et qualité de ce signataire.
Si ces originaux sont établis sous seing privé, la personne qui a signé le document doit alors impérativement faire légaliser sa signature auprès de la mairie de son lieu de résidence ou d'un notaire. Dans certains cas, une troisième autorité peut également procéder à la légalisation de signature :
- Chambre de commerce et d'Industrie locale pour les documents commerciaux,
- Conseil National de l'Ordre des Médecins à Paris pour les certificats médicaux,
- Archevêché de Paris pour les documents des autorités catholiques, Inspection académique pour les pièces délivrées par les écoles privées sous contrat avec l'Etat,
- Les services vétérinaires départementaux du Ministère de l'Agriculture ou préfectures pour les documents délivrés par un vétérinaire.
Dans tous les cas, la formule de légalisation de signature doit impérativement être rédigée en langue française et apparaître en regard de la signature légalisée.
PHOTOCOPIES : Nous vous signalons que la législation interdit la reproduction des actes d'état civil, des actes notariés, des jugements, des extraits du casier judiciaire, des extraits K-Bis et des certificats de nationalité française. Ces documents ne pourront donc être légalisés que s'ils sont présentés sous la forme d'originaux. Les extraits K BIS doivent être datés de moins de 3 mois, les extraits de casier judiciaire de moins de 6 mois. Les actes d'état civil doivent être datés de moins de 3 mois uniquement dans le cadre d'un dossier de mariage. Certaines autorités étrangères peuvent avoir des exigences plus restrictives qu'il convient de vérifier à l'avance.
Les photocopies des autres documents peuvent être légalisées lorsqu'elles ont préalablement fait l'objet d'une certification conforme à l'original. Cette certification doit être apposée au recto de l'acte par la mairie du domicile, ou un notaire, ou un commissariat de police (pour les diplômes uniquement) ou, s'il s'agit d'un document administratif, par l'administration qui a établi l'acte original. Une société peut certifier conforme à l'original uniquement des documents qu'elle a elle-même établis. Dans ce cas, elle devra procéder à la certification de signature.
TRADUCTIONS : Le traducteur est tenu d'apposer son sceau, sa signature et le numéro d'enregistrement de sa traduction, à la fois sur l'original en français et sur la traduction. Si vous possédez des photocopies de traductions, vous devez les faire certifier conformes à l'original par le traducteur lui-même. Toute traduction doit être effectuée impérativement par un traducteur officiel, c'est à dire soit par un traducteur expert près d'une Cour d'Appel soit par un traducteur expert agréé par la Cour de Cassation.
ATTENTION .: Toutes les procédures décrites ci-dessus sont à effectuer avant de procéder à la traduction.
