Qu'est-ce qu'une apostille?
Une apostille est un sceau spécial appliqué par une autorité pour certifier qu'un document officiel est une copie conforme à l'original. Les apostilles sont disponibles dans les pays qui ont signé la Convention de la Haye supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers, plus connue sous le nom de Convention de la Haye. Cette convention, crée un 1961, remplace par une apostille le processus de légalisation en chaîne par lequel on doit contacter quatre autorités différentes pour obtenir une légalisation.
Où puis-je obtenir une apostille?
Une Apostille ne peut être émise que par une Autorité compétente désignée par l’Etat sur le territoire duquel l’acte public a été établi. Le Bureau Permanent (Secrétariat) de la Conférence de La Haye n’émet pas d’Apostilles.
Chaque pays ayant signé la Convention de la Haye désigne l'autorité qui, sur son territoire, peut émettre des apostilles. Par exemple, aux USA c'est le secrétaire de l'état où vous vous trouvez. En pratique, un notaire peut vous obtenir une apostille. Veuillez noter que certains notaires ne sont pas très au clair avec les apostilles - ils proposent parfois un ersatz d'apostille avec lequel ils sont plus familiers. Si le mot "APOSTILLE" ne figure pas en gros sur le document, ça n'est pas une apostille. Vous n'avez pas besoin d'expliquer au notaire pourquoi vous voulez une apostille - demandez-lui simplement d'en obtenir une. Finalement, n'oubliez pas que certains pays n'ont pas encore signé ou ratifié ce traité. Dans ces pays, aucune apostille ne peut être obtenue.
Quels documents peuvent être apostillés?
La Convention ne s’applique qu’aux seuls actes publics. Ces derniers sont les documents qui émanent d'une autorité, ou d'un fonctionnaire relevant d'une juridiction de l'Etat (y compris ceux émanant d’une juridiction administrative, constitutionnelle ou ecclésiastique, du ministère public, d'un greffier ou d'un huissier de justice) ; les documents administratifs ; les actes notariés ; ainsi que les déclarations officielles telles que mentions d'enregistrement, visas pour date certaine et certifications de signature, apposées sur un acte sous seing privé. En pratique, des Apostilles sont surtout émises pour des certificats de naissance, de mariage ou de décès ; des extraits de registres de commerce ou autre ; des brevets ; des décisions judiciaires ; des actes notariés ainsi que des certifications notariales de signatures ; des diplômes émis par des institutions publiques. Les diplômes émis par des institutions privées ne peuvent être apostillés directement ; en revanche, ces diplômes « privés » peuvent être munis d’un certificat officiel délivré par un notaire, un avocat, une agence ou toute autre personne ou autorité compétente en vertu de la loi de l’Etat d’origine du diplôme qui authentifie la signature apposée sur le diplôme. Ce certificat officiel est un acte public au sens de la Convention et peut donc être apostillé. Dans un tel cas, l’Apostille ne porte pas sur le diplôme en tant que tel mais atteste de l’authenticité du certificat figurant sur ou accompagnant le diplôme. Enfin, la Convention ne s’applique ni aux documents établis par des agents diplomatiques ou consulaires ni aux documents administratifs ayant trait directement à une opération commerciale ou douanière (tels que des certificats d’origine ou des licences d’import ou d’export).
La Convention ne précise pas si les Apostilles ne peuvent être émises que pour des actes publics originaux ou si elles peuvent aussi être émises pour des copies certifiées conformes d’actes publics. Toutefois, étant donné sa grande importance pratique, cette question fut expressément examinée lors de la Commission spéciale de 2003 (CS). La Conclusion / Recommandation No 11 de cette CS se lit comme suit : « Concernant la question de l'apposition d'une Apostille sur une copie certifiée conforme à un acte public, la CS conclut que l'article 1 de la Convention s'applique. Cependant chaque Etat peut refuser d'émettre une Apostille pour une copie certifiée conforme à un acte public, pour des motifs d'ordre public. » (Le texte complet des Conclusions et Recommandations adoptées par la CS de 2003 est disponible sous « Documents relatifs à la Commission spéciale de 2003 »). La dernière partie de la Conclusion / Recommandation citée, évoquant la possibilité de refuser l’émission d’une Apostille pour une copie certifiée conforme, est censée porter plus particulièrement sur les copies de passeports.
CONVENTION DE LA HAYE - DROIT INTERNATIONAL PRIVE
http://www.upem.org/textes/Haye61.pdf
Les apostilles sont utilisées à chaque fois qu'une copie d'un document officiel d'un autre pays est nécessaire. Par exemple pour les mariages, les adoptions, les héritages ou mêmes les contrats internationaux. L'apostille est une confirmation officielle que la copie du document est conforme à l'original. Elle ne signifie pas que le contenu du document original est correct.
